开放科学背景下数据馆员处理个人信息的挑战、规范与安全管理体系研究

doi:10.19788/j.issn.2096-6369.000077

Abstract

Abstract:

In the context of open science deepening research data management practices, data librarians processing personal information need to address legal, ethical, and practical challenges to balance openness and protection. This study aims to provide corresponding guidelines and strategies. This study first systematically reviews the legal and regulatory framework related to personal information protection, as well as relevant core concepts, and explores the unique ethical considerations and practical particularities in research activities. Subsequently, the study conducts an in-depth analysis of the operational norms that data librarians should follow, the major risks they face, and the practical challenges encountered in key processes such as the collection, organization, sharing, and release of personal information. On this basis, and with reference to relevant legal requirements and standards, the study proposes a comprehensive personal information security management framework for data librarians, covering four dimensions: organizational, personnel, physical, and technical. The study finds that data librarians face multiple dilemmas in practice: operational difficulties in applying legal principles to complex research scenarios; meeting ethical requirements that often exceed legal minimums; and reconciling the inherent conflicts between open science and personal information protection. The research highlights that personal information risks permeate the entire data lifecycle and exhibit significant disciplinary differences, underscoring the necessity and urgency of establishing a systematic, multi-dimensional, comprehensive security management system. This study provides data librarians with clear legal boundaries, ethical guidance, and a risk identification framework for processing personal information. The proposed comprehensive security management system can serve as a practical reference, helping to enhance the personal information protection capabilities and compliance levels of both data librarians and their institutions. Thereby, on the basis of safeguarding the rights and interests of data subjects, it promotes the development of responsible and sustainable open science.

Key words: data librarian, personal information protection, open science, research data management, security management system

GU LiPing, ZHANG GuangYin, WAN YiJia. Processing Personal Information by Data Librarians under Open Science: Challenges, Guidelines, and Security Management Systems[J].Journal of Agricultural Big Data, 2025, 7(3): 357-370.

Figures/Tables 6

Table 1

Legal provisions concerning personal information processing"

法律	条文内容摘要
《中华人民共和国网络安全法》（CSL, 2016年施行）^[7]	第十二条、第四十二条、第四十三条、第四十四条及第七十六条，分别规定了网络安全的基本要求、个人信息保护的责任、违法行为的处罚措施等，为数据馆员在处理个人信息时提供了网络安全方面的法律指导。
《中华人民共和国民法典》（CC, 2020年施行）^[8]	第一千零三十四条至第一千零三十八条，详细定义了个人信息的范畴、个人信息处理应遵循的原则和条件、个人信息主体的权利以及信息处理者的信息安全保障义务，为数据馆员在处理个人信息时提供了民事法律层面的规范。
《中华人民共和国著作权法》（CPL, 2020年施行）^[19]	第十四条、第二十四条、第三十一条、第三十八条、第四十二条及第四十六条，主要规定了使用他人作品需经许可及支付报酬的相关内容，对于数据馆员在处理包含他人作品的个人信息时，提供了著作权方面的法律依据。
《中华人民共和国数据安全法》（DSL, 2021年施行）^[9]	第九条、第三十二条及第三十三条，明确了数据安全的基本要求、数据处理活动的安全规范以及违法行为的法律责任，为数据馆员在保障数据安全的同时处理个人信息提供了法律保障。
《中华人民共和国个人信息保护法》（PIPL，2021年施行）^[10]	第四条至第八条、第二十一条、第二十四条、第二十八条、第四十四条至第五十一条、第五十五条、第六十一条及第七十三条，全面规定了个人信息处理的基本原则、个人信息权益、处理规则、跨境传输、监督管理和法律责任等，是数据馆员处理个人信息时必须严格遵循的核心法律。
《科学数据管理办法》（MMSD, 2018年施行）^[20]	第十七条、第二十五条及第二十六条，涉及科学数据的收集、处理、共享和管理等方面，为数据馆员在科学数据管理中处理个人信息提供了具体的操作规范。
《中华人民共和国人类遗传资源管理条例》（HGR, 2019年施行）^[21]	第二条及第十六条，明确了人类遗传资源的定义、管理原则及利用规范，对于数据馆员在处理涉及人类遗传资源的个人信息时，提供了明确的法律指导。

Table 1

Table 2

Table 3

Table 4

Table 5

Table 6

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法律	条文序号	定义内容
《中华人民共和国网络安全法》（CSL，2016年施行）^[7]	第七十六条	个人信息指以电子或其他形式记录的，能够独立或结合其他信息识别自然人身份的各种信息，涵盖姓名、出生日期、身份证号、生物识别信息、住址、电话号码等。
《中华人民共和国民法典》（CC，2020年施行）^[8]	第一千零三十四条	个人信息被定义为以电子或其他方式记录的，能够独立或与其他信息结合识别特定自然人的各种信息，包括姓名、出生日期、身份证号、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪轨迹等。
《中华人民共和国个人信息保护法》（PIPL，2021年施行）^[10]	第四条	个人信息指以电子或其他方式记录的，与已识别或可识别的自然人相关的各种信息，但不包括经过匿名化处理后的信息。

必要措施	方法示例	中小规模组织机构和团体的方法措施
管理规范的制定	（1）在取得、利用、保存、提供、删除、废弃等各个阶段，制定关于处理方法、负责人及其任务的管理规范；（2）具体规定的事项包括人员、物理、信息三方面的管理措施。	（1）完善个人数据的取得、利用、保存等的基本处理方法；（2）进行数据管家方面的系列培训。
掌握使用状况及重新评估安全管理措施	（1）针对个人数据的处理状况，定期实施所在部门的检查和其他部门的监查；（2）结合外部主体的审计活动，实施数据审计。	（1）明确岗位职责；（2）定期检查个人数据的使用状况。

必要措施	方法示例	中小规模组织机构的方法措施
完善组织体制	（1）明确个人数据处理责任人的岗位与职责；（2）明确处理个人数据的员工、作用与数据范围；（3）建立报告联络体制；（4）建立个人数据泄露等事件的预警机制；（5）明确跨部门协作的角色及责任。	在处理个人数据的员工有多个时，区分权责者和其他人。
制定个人数据处理的相关规则	（1）确认个人信息数据库等的利用与输出状况；（2）确认记录个人数据的电子介质或记载个人数据的文件等的当前状况；（3）确认个人信息数据库等的删除、废弃状况；（4）确认在信息系统中处理个人信息时的信息系统利用状况（登录、访问日志等）。。	（1）按照预先确定的基本方法进行处理；（2）明确处理个人数据的责任。
完善确认个人数据处理状况的相关手段	（1）明确个人信息数据库等的种类、名称、项目；（2）明确负责人、处理部门；（3）明确使用目的。	按照预先制定的处理方案进行处理。
建立与泄露等事件对应的机制	（1）调查事实关系，查明原因；（2）与可能受到影响的个人联络；（3）向管理委员会报告，进入既定程序；（4）发布有关对策的讨论及决定。	为防止泄露等事件发生，确定负责员工并报告联络流程。

必要措施	方法示例	中小规模组织机构和团体的方法措施
空间管理	（1）明确进出室管理规定及关于带入机器等的限制；（2）作为出入室管理办法，考虑设置基于IC卡等的出入室管理系统；（3）通过设置间隔、调整座位配置、实施防窥视措施等，防止无权限人员阅览个人数据。	采取措施使无权限人员无法阅览个人数据。
防止设备、电子介质等丢失或被盗	（1）将处理个人数据的设备、记录个人数据的电子介质或记载个人数据的文件等保管在能够上锁的橱柜、书库等中；（2）在处理个人数据的信息系统仅在设备上运行的情况下，确保设备安全。	为防止丢失、被盗等，培训相关人员使其遵守安全准则。
防止携带电子介质等时的信息泄露	（1）对携带的个人数据进行加密等；（2）粘贴封口、利用可上锁的搬运容器。	携带记录个人数据的电子介质或记载个人数据的文件时，通过设置密码等确保安全搬运。
规范个人数据的删除及机器、电子介质等的废弃	（1）采用焚烧、溶解、粉碎等不可复原的方法；（2）删除个人数据时，在信息系统中采用不易复原的手段；（3）在废弃记录个人数据的设备、电子介质等时，利用专用的数据删除软件；（4）采用物理破坏等手段。	负责人确认删除个人数据或废弃记录个人数据的设备、电子介质等。

必要措施	方法示例	中小规模组织机构和团体的方法措施
访问控制	（1）设定个人信息的处理权限；（2）限定具有权限的员工。	明确有权限处理个人数据的设备及使用设备的员工，防止非必要访问。
访问者的识别	使用信息系统的员工识别方法，如用户ID、密码、IC卡等。	用户账户控制。
防止来自外部的非法访问	（1）在信息系统与外部网络的连接处设置防火墙，切断非法访问；（2）在信息系统及设备中安装安全管理软件（杀毒软件等）；（3）使用标准设备或软件；（4）使用动态更新软件；（5）定期分析日志，防止非法访问。	（1）将处理个人数据的设备、操作系统保持最新状态；（2）在处理个人数据的设备中安装安全管理软件；（3）自动更新系统功能；（4）根据需要设置最新状态。
防止信息系统引起的信息泄露	（1）在设计信息系统时确保安全性，采取防止黑客攻击的对策；（2）加密通信路径和内容；（3）加密移送的个人数据。	通过邮件等发送包含个人数据的文件时，对文件加密。

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